Datenschutz im Kundenportal

Diese Information ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung der Walter Roeder GmbH für das geschützte Kundenportal.

Verantwortliche Stelle

Walter Roeder GmbH, Carl-Helbing-Straße 29–31, 79312 Emmendingen, Telefon 07641/1375, E-Mail info@roeder-verwertung.de. Vertretungsberechtigte und weitere Pflichtangaben finden Sie im Impressum.

Zwecke und Daten

Wir verarbeiten Kundennummer, Name, geschäftliche Kontaktdaten, Zugangs- und Rolleninformationen sowie die für Ihren Zugang freigegebenen Auftrags-, Standort-, Wiege- und Belegdaten. Das dient der sicheren Anmeldung, der Bereitstellung des Kundenportals, der Bearbeitung von Aufträgen und Anfragen sowie der IT-Sicherheit. Bei Angebotsanfragen verarbeiten wir außerdem Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Material, Standort, freiwillige Mengenangaben und von Ihnen hochgeladene Fotos. Bitte fotografieren Sie möglichst nur das Material und vermeiden Sie erkennbare Personen, Kennzeichen oder nicht erforderliche private Informationen. Anfragen und Fotos werden zur Bearbeitung auf unserem Server gespeichert; Kontakt- und Anfragedaten werden auch per E-Mail an unser Team und als Bestätigung an Sie übermittelt. Bei einer Zugangs-Anfrage verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Kontakt- und Zuordnungsdaten ausschließlich zur Prüfung und Bearbeitung dieser Anfrage.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer

Die Verarbeitung erfolgt – abhängig vom jeweiligen Vorgang – zur Durchführung oder Anbahnung des Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren, nachvollziehbaren Kundenservice (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zugangsanfragen werden nach Abschluss der Bearbeitung nicht weiter für andere Zwecke genutzt.

Technischer Betrieb und Empfänger

Das Kundenportal wird auf Infrastruktur der Hetzner Online GmbH betrieben. Zugriff erhalten nur berechtigte Beschäftigte sowie eingesetzte Auftragsverarbeiter, soweit dies für Betrieb, Support und Vertragsabwicklung erforderlich ist. Für die Standortkarte werden Kartenkacheln des amtlichen Dienstes basemap.de vom Bundesamt für Kartographie und Geodäsie geladen. Dabei erhält der Kartendienst technisch Ihre IP-Adresse und Angaben zu den angeforderten Kartenkacheln. Die Übermittlung des Referrer-Headers wird vom Portal unterbunden. Die Kartenbibliothek selbst wird von unserem Server geladen. Die lokalen Portalhilfen verarbeiten Ihre Eingaben im Browser; die externe KI-Anbindung ist deaktiviert. Schriftarten werden vom Portalserver geladen. Für Bestätigungen und geschäftliche Nachrichten nutzen wir Amazon WorkMail (AWS, konfigurierte Region EU/Irland). Dabei werden Empfängeradresse, Nachricht und gegebenenfalls erforderliche Anfragedaten verarbeitet. Technische Serverprotokolle enthalten insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufenen Pfad und Antwortstatus zur Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch; URL-Abfrageparameter werden im Zugriffsprotokoll des Portals nicht aufgezeichnet.

Sicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Sitzungen sind zeitlich begrenzt; das Portal speichert den Sitzungshinweis nur für die aktuelle Browser-Sitzung. Dokumente werden nur nach serverseitiger Berechtigungsprüfung oder über kurzzeitig gültige und an eine berechtigte Sitzung gebundene Abruflinks bereitgestellt.

Erforderliche Browser-Speicherung

Für die Anmeldung wird ein Sitzungstoken im Sitzungsspeicher des Browsers gehalten. Dieser ist für den geschützten Portalzugang erforderlich. Das Portal setzt hierfür keine Einwilligung in Werbung oder Tracking voraus. Bei Änderungen an Passwort, Rolle oder Freigabe wird eine erneute Anmeldung erforderlich.

Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für Anliegen zum Kundenportal wenden Sie sich bitte an info@roeder-verwertung.de.