Datenschutz im Kundenportal
Diese Information ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung der Walter Roeder GmbH für das geschützte Kundenportal.
Verantwortliche Stelle
Walter Roeder GmbH, Carl-Helbing-Straße 29–31, 79312 Emmendingen, Telefon 07641/1375, E-Mail info@roeder-verwertung.de. Vertretungsberechtigte und weitere Pflichtangaben finden Sie im Impressum.
Zwecke und Daten
Wir verarbeiten Kundennummer, Name, Kontaktdaten, Zugangs- und Rolleninformationen sowie die für Ihren Zugang freigegebenen Auftrags-, Standort-, Wiege- und Belegdaten. Das dient der sicheren Anmeldung, der Bereitstellung des Kundenportals, der Bearbeitung von Aufträgen und Anfragen sowie der IT-Sicherheit. Bei Angebotsanfragen verarbeiten wir außerdem Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Material, Standort, freiwillige Mengenangaben und von Ihnen hochgeladene Fotos. Bitte fotografieren Sie möglichst nur das Material und vermeiden Sie erkennbare Personen, Kennzeichen oder nicht erforderliche private Informationen. Anfragen und Fotos werden zur Bearbeitung auf unserem Server gespeichert; Kontakt- und Anfragedaten werden auch per E-Mail an unser Team und als Bestätigung an Sie übermittelt. Bei einer Zugangs-Anfrage verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Kontakt- und Zuordnungsdaten ausschließlich zur Prüfung und Bearbeitung dieser Anfrage.
Rechtsgrundlage und Speicherdauer
Die Verarbeitung erfolgt – abhängig vom jeweiligen Vorgang – zur Durchführung oder Anbahnung des Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren, nachvollziehbaren Kundenservice (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zugangsanfragen werden nach Abschluss der Bearbeitung nicht weiter für andere Zwecke genutzt.
Technischer Betrieb und Empfänger
Das Kundenportal wird auf Infrastruktur der Hetzner Online GmbH betrieben. Zugriff erhalten nur berechtigte Beschäftigte sowie eingesetzte Auftragsverarbeiter, soweit dies für Betrieb, Support und Vertragsabwicklung erforderlich ist. Für die Standortkarte werden Kartenkacheln von tile.openstreetmap.org, einem Dienst der OpenStreetMap Foundation, geladen. Dabei werden Ihre IP-Adresse, technische Browserinformationen und die angeforderten Kartenausschnitte an den Kartendienst übermittelt. Der Referrer enthält bei diesen Kartenabrufen nur die Portal-Domain, keine Kunden-, Auftrags- oder Sitzungskennung. Namen, Kundennummern und Containerfüllstände werden nicht als Bestandteil der Kartenabrufe übertragen; die Markierungen werden im Browser ergänzt. Weitere Informationen bietet die Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation. Die Kartenbibliothek selbst wird von unserem Server geladen. Die lokalen Portalhilfen verarbeiten Ihre Eingaben im Browser; die externe KI-Anbindung ist deaktiviert. Schriftarten werden vom Portalserver geladen. Für Bestätigungen und geschäftliche Nachrichten nutzen wir Amazon WorkMail (AWS, konfigurierte Region EU/Irland). Dabei werden Empfängeradresse, Nachricht und gegebenenfalls erforderliche Anfragedaten verarbeitet. Technische Serverprotokolle enthalten insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufenen Pfad und Antwortstatus zur Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch; URL-Abfrageparameter werden im Zugriffsprotokoll des Portals nicht aufgezeichnet.
Sicherheit
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Sitzungen sind zeitlich begrenzt; das Portal speichert den Sitzungshinweis nur für die aktuelle Browser-Sitzung. Dokumente werden nur nach serverseitiger Berechtigungsprüfung oder über kurzzeitig gültige und an eine berechtigte Sitzung gebundene Abruflinks bereitgestellt.
Cookies und Browser-Speicherung
Die Anmeldeseite setzt keine Werbe- oder Analyse-Cookies ein und lädt keine externen Analyse- oder Marketingdienste. Bilder, Schriftarten und Programmbibliotheken der Anmeldeseite werden vom Portalserver bereitgestellt. Ein Einwilligungsbanner für Werbung oder Analyse wird deshalb auf dieser Seite nicht angezeigt.
Auch Sitzungsspeicher (sessionStorage) fällt unter die Regeln zum Speichern und Auslesen von Informationen auf Endgeräten. Die zur sicheren Anmeldung und zur Durchführung Ihrer angeforderten Portalvorgänge unbedingt erforderliche Speicherung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die datenschutzrechtlichen Grundlagen für personenbezogene Daten sind im Abschnitt „Rechtsgrundlage und Speicherdauer“ beschrieben.
Für die Anmeldung wird ein Sitzungstoken im Sitzungsspeicher des Browsers gehalten. Dieser ist für den geschützten Portalzugang erforderlich. Das Portal setzt hierfür keine Einwilligung in Werbung oder Tracking voraus. Bei Änderungen an Passwort, Rolle oder Freigabe wird eine erneute Anmeldung erforderlich.
Formularentwürfe und Demo
Damit begonnene Eingaben bei einem Seitenwechsel oder Neuladen erhalten bleiben, speichert das Portal Formularentwürfe im Sitzungsspeicher des aktuellen Browser-Tabs, getrennt nach Nutzer, Kunde und Demo-/Livemodus. Fotos und Passwörter werden dabei nicht als Entwurf gespeichert. Beim Wiederherstellen werden Entwürfe nach 24 Stunden verworfen; nach erfolgreichem Versand oder beim Abmelden werden sie gelöscht. Sie können einen wiederhergestellten Entwurf auch selbst verwerfen. Bei einem noch ungeklärten Bestellversand wird zunächst dessen Eingangsstatus geprüft. Demo-Vorgänge enthalten Beispieldaten und werden nicht als produktive Aufträge übermittelt. Benutzerkonten und Anmeldedaten bleiben auch im Demomodus echte personenbezogene Daten.
Bestätigungen und Vorgangsnachrichten werden zur internen Bearbeitung gegebenenfalls auch an Julian Büche unter seiner betrieblichen E-Mail-Adresse übermittelt. Passwörter und Links zur Passwortzurücksetzung werden nicht in diese internen Kopien aufgenommen.
Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Für Anliegen zum Kundenportal wenden Sie sich bitte an info@roeder-verwertung.de.